Como abordar la transformación digital sin morir en el intento

Transformacion Digital

Transformación Digital

Los conceptos de digitalización, o transformación digital llevan años resonando en medios de comunicación, escuelas de negocios, organizaciones… y junto a ellos, un sinfín más de ideas como pueden ser economía 4.0, la Cuarta Revolución Industrial, industria 4.0, revolución digital… Si, piensas que la de digitalización es una entelequia sólo entendida por gurús, y la transformación digital queda muy lejos de tu realidad, este artículo te ayudará a desengranar el galimatías y comenzar a familiarizarte con las tecnologías e ideas que componen la base de la digitalización.

¿Qué es la transformación digital?

Si tuviésemos que resumir de manera concisa en qué consiste la transformación digital o la digitalización de nuestra empresa, podríamos decir que se trata de un proceso por el cual introducimos de tecnología en una organización con el fin de obtener una mejora en la eficiencia, incrementar el valor para los clientes de productos o servicios, desarrollar nuevas fuentes de ingresos o conseguir un desarrollo más sostenible.

Por lo tanto, no se trata de transformación digital cuando simplemente se adquiere tecnología ad hoc, para resolver problemas puntuales.  El enfoque de este proceso es mucho más ambicioso, y supone dotar a la organización de las herramientas adecuadas, pero también replantear la forma en que nos relacionamos con los clientes, repensar el modo en que llevamos a cabo nuestros procesos o prestamos nuestros servicios, y por lo tanto, redefinir por tanto lo objetivos y la estrategia. Transformación digital, es sinónimo de cambio, de mejora continua, de debate organizativo y de innovación.

Para aterrizar el concepto de digitalización a un plano más práctico, vamos a identificar qué ventajas nos aporta.

¿Por qué es importante la transformación digital en las empresas?

Actualmente nos encontramos en un mercado caracterizado por una fuerte oferta, y un consumidor muy exigente. Generalizando, los mercados, presentan una competencia feroz, bien porque a parte de los competidores tradicionales, surgen nuevos competidores que ofrece productos sustitutivos al nuestro, aparecen empresas con modelos de negocio disruptivos, y debido a la globalización, a las mejoras sector logístico con competidores de otras áreas geográficas pueden competir en nuestro mercado local.  En paralelo a este aumento de la competencia, el consumidor actual se caracteriza por informarse de manera proactiva y exhaustiva antes de decir adquirir un producto. Esto no significa que compre el producto técnicamente mejor, sino que adquiere aquello que se gana su confianza o su interés. Por lo tanto, aquellas compañías que sepan posicionarse en los medios y canales donde están los clientes potenciales, y transmitan la imagen adecuada, conseguirán eclipsar a su competencia.

En este escenario la transformación digital dota a las empresas de las herramientas (metodologías y tecnologías) para mejorar su posición competitiva. Esta mejora se fundamenta en convertir al cliente en el centro de la organización (customer centric), en flexibilizar y aligerar lo procesos, así como la orientación al dato.

Centrados en el cliente

Convertir al cliente en el centro de nuestra organización supone que somos capaces de conocer sus necesidades, hacerle sentir que le que acompañamos, continuamente estamos en contacto con él, porque es importante para nosotros, y siempre tendremos a su disposición productos y servicios de su interés, orientados a hacerle la vida más fácil e incluso customizados o personalizados. En el pasado sólo grandes empresas y sectores muy concretos podían conseguir estas metas, hoy en días cualquier PYME puede lograrlo. Introduciendo herramientas como CRM o portales de clientes; gestionando canales de comunicación que apoyen a los canales tradicionales como pueden ser redes sociales, apps, chats…; nos va a permitir mejora la interacción con los clientes y además recolectar datos suficientes para que con el posterior análisis aprendamos a identificar qué problemas tienen, a que nicho pertenecen, qué valoran, qué producto está teniendo mejor acogida…

Aligerar y flexibilizar procesos

A parte de las herramientas tradicionales, como el ERP, actualmente tenemos soluciones como RPA, inteligencia artificial, low code apps, el cloud…  que nos brindan un amplio abanico de soluciones para replantear la forma en que llevamos a cabo las tareas y permitir realizar reingeniería de procesos que nos ayuden a reducir tiempos, recursos, mejorar la estandarización de los resultados, o la monitorización del desempeño.  Y es que la economía digital se caracteriza por unos incrementos en la productividad exponenciales que redundan la mejora de la eficiencia y la reducción de los costes para las organizaciones.

El hecho de que muchas soluciones, relacionada con el proceso de transformación digital, se contraten a modo de servicio (SaaS) y las arquitecturas abiertas donde podemos conectar a través de las APIs distintas soluciones, facilita la adquisición y utilización de soluciones.  La automatización de tareas repetitivas, compartir información entre departamentos y soluciones, suponen olvidarnos de las duplicidades de datos, perder tiempo en tareas que no aportan valor, ofrecer servicios 24×7… Si además introducimos soluciones de IA como pueden ser los servicios cognitivos o algoritmos de machine learning entrenado por nosotros mismos podemos automatizar tareas como mantenimientos preventivos de equipos, propuestas de productos alternativos a los compradores, asistentes virtuales para usuarios internos o externos…

Orientación al dato

Estamos en la era de la información y del dato. Saber gestionar los datos (tanto internos, como externos) que afectan a nuestro negocio y obtener información para la toma de decisiones supone una ventaja competitiva.  En todo proceso de transformación digital, uno de los objetivos que deben estar presentes es la generación de conocimiento a partir de los registros con los que interactuamos. Muchas organizaciones no consiguen transparencia en los datos que recopilan procesos, clientes, registros económicos…  lo que impide tener una imagen clara de su negocio que permita responder a preguntas del negocio: ¿cuánto tardo en llegar al mercado?, ¿cómo se clasifican mis clientes?, ¿cuáles son los problemas o quejas más habituales?, ¿el cambio aplicado en la línea de producción mejora el proceso?, ¿cuáles son mis previsiones de tesorería?, ¿qué se habla de mi en las redes sociales?… Para aprovechar la digitalización que está experimentando el mundo, debemos plantearnos en incorporar herramientas de inteligencia de negocio (BI) para automatizar la generación de informes,  tal vez contar con científicos de datos que puedan realizar análisis estadísticos sobre nuestros datos y plantear por ejemplo optimización de rutas de reparto; o implementar arquitecturas de Big Data que nos permita explotar grandes cantidades de información, en diversos formatos,  que alimenten nuestros sistemas.

¿Cómo llevar a cabo un proceso de transformación digital?

Después de abordar el concepto, y por qué es importante la transformación digital, la siguiente pregunta que se nos viene a la cabeza es cómo aplicar la transformación digital en nuestra empresa.  Sin lugar a duda, esta pregunta puede llegar a ser una de las más se formuladas hoy en día en las organizaciones y que arroja una gran variedad de respuestas.

Antes de comenzar cualquier iniciativa, no debemos olvidar qué buscamos con el proceso de transformación digital: implementar tecnologías para obtener una mejora en nuestra organización. En segundo lugar, tenemos que ser conscientes que la transformación digital conlleva la gestión del cambio en la cultura organizacional y en las personas que componen la organización. Por ello, la transformación digital debe ser concebida como un epígrafe más dentro de la estrategia de la organización y debe contar con el apoyo de la Dirección. Estos aspectos son factores claves para el éxito de las diferentes iniciativas para la transformación digital. Son los pilares sobre los cuales cimentar todo y cada unos de los proyectos de transformación.

Las principales fases de un proceso de transformación digital serían las siguientes:

Diagnóstico de nuestra situación actual

Antes de contratar a un proveedor, o adquirir una solución, lo primero que debemos hacer es evaluar el nivel de digitalización de nuestra organización. Debemos tener una imagen lo más clara posible de la situación actual de nuestra compañía.  Esta tarea puede resultar más compleja de lo que pensamos, siendo su dificultad directamente proporcional al tamaño organizativo. La forma más habitual de afrontar esta fase es identificando aquellos interlocutores cuya visión sobre la compañía puede ser relevante. En el proceso de selección es necesario formar un panel con diversidad de roles, con el fin de alcanzar la mayor pluralidad en el diagnóstico sobre la situación actual.

Identificación de los objetivos que queremos alcanzar

Realizado el diagnóstico procederemos a la definición de los objetivos que queremos alcanzar en el proceso de transformación. Como hemos dicho, la meta final que busca la digitalización es la mejora, establecer los objetivos supone ir a un nivel mayor de detalle identificando en qué aspectos en concreto queremos mejorar: reducir los tiempos de fabricación; introducirnos en el canal online; incrementar nuestra presencia en redes sociales; mejorar la atención al cliente

El resultado de esta fase es el Plan de Transformación Digital, en el cual evidenciaremos el gap existente entre la situación actual de la organización (AS IS) y el estadio al que queremos llegar a través de los objetivos (TO BE).  El Plan de Transformación Digital debe identificar las iniciativas en materias de procesos, organización, tecnología y conocimiento, para hacer frente a los problemas y barreras actuales que nos impiden desarrollar  nuestra estrategia de mejora.

Proyectos de transformación digital

Las iniciativas identificadas en el Plan de Transformación Digital deberán evaluarse para su revisión, determinar su idoneidad, y priorizarlas para la ejecución.  Aquellas iniciativas que cuenten con la aprobación de la organización conformarán los distintos proyectos de transformación digital. Ejemplos de estos proyectos: migración de la infraestructura tecnológica a la nube; implementación de herramientas específicas (ERP, CRM…); construcción de una arquitectura orientada al dato; la introducción del trabajo en remoto; automatización de procesos; implementación de los canales digitales de venta y difusión…

Cada proyecto debe buscar resolver uno o varios objetivos del Plan de Transformación, y será necesario llevar a cabo los respectivos planes de proyectos donde se detallen las actividades a realizar, los hitos a alcanzar, el equipo involucrado…  Hacer seguimiento a la ejecución de los proyectos será necesario para conocer las desviaciones y los problemas que surjan.  Es muy recomendable la aplicación de metodologías ágiles ya que permiten la obtención de entregables (quick wins) de manera iterativa y continuada, lo que demuestra a la organización que hay movimiento y el cambio es una realidad.

Como hemos comentado, los procesos de transformación digital tienen un gran impacto sobre la cultura organizativa, ya que suponen replantear la forma de hacer, así como la introducción de nuevas herramientas, lo que genera estrés en los equipos.  Por ello la gestión del cambio es un aspecto fundamental y que debe ser abordado durante todo el proceso, bien porque los proyectos cuenten con sus actividades de comunicación, consulta, formación… bien porque creemos un proyecto de gestión del cambio que unifique, centralice y refuerce los valores y objetivos del proceso de transformación.

Evaluación de los resultados obtenidos

A parte del seguimiento de cada unos de los proyectos de transformación, deberemos realizar una evaluación periódica (semestral, anual…) de los resultados obtenidos en el proceso de transformación. La idea es medir si realmente estamos consiguiendo reducir el gap que existente entre el diagnóstico y las iniciativas identificadas. Volvemos a insistir, el proceso de transformación digital busca la mejora de la organización, todo aquello que no esté orientado a este fin debe ser desechado.

El resultado de esta evaluación también nos permitirá retroalimentar nuestro Plan de Transformación Digital, y repriorizar iniciativas o incorporar nuevas ideas que no tuvimos en cuenta en versiones anteriores del plan. Llegados a este punto, esperamos haber aclarado el concepto de transformación digital, de cómo abarca mucho más que simplemente introducir una herramienta o abrir un perfil en redes sociales; por qué es importante para las empresas la digitalización, ya que la finalidad de la transformación digital no es otra que la obtención de una mejora competitiva; y por último qué fases componen el proceso de transformación. No se asuste, todo viaje comienza con el primer paso.

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