Como abordar la transformación digital sin morir en el intento

Microsoft 365: Productividad en la nube

Microsoft 365

Microsoft 365, anteriormente Office 365, es el servicio en la nube (SaaS) de Microsoft para mejorar la productividad de las organizaciones.  Su alcance va más allá de las soluciones tradicionales de ofimática, que también están incluidas, siendo una opción muy interesante en los procesos de transformación digital, o la implantación del teletrabajo o trabajo en remoto. Desde hace años estamos viendo un proceso de democratización de tecnologías que antes sólo estaban al alcance de organizaciones con cierto nivel de recursos económicos y conocimiento tecnológico. Hoy en día gracias al Cloud Computing y al pago por uso estamos viendo como la transformación digital es accesible a un perfil de organizaciones, mucho más amplio.

¿Qué me puede aportar Microsoft Office 365?

En la nube y multidispositivo

En primer lugar, que vamos a disponer de la suite ofimática con mayor penetración y popularidad en el mundo. Word, Excel, PowerPoint o Access son la base de Microsoft 365 pero a diferencia de las licencias de instalación tradicionales, las aplicaciones no van a estar vinculadas a un único dispositivo. Con Microsoft 365 vamos a tener acceso desde cualquier lugar a través del navegador, e incluso vamos a poder instalar las aplicaciones en varios dispositivos dependiendo del plan. Por lo tanto, vamos a disfrutar de la experiencia de usuario de Microsoft Office en cualquier lugar.

Microsoft365 for Business

Trabajos colaborativo y en tiempo real

El hecho de que sea un servicio en la nube facilita la colaboración y el acceso. A través del espacio de almacenamiento de OneDrive y Sharepoint, se puede compartir archivos de manera muy sencilla, o el trabajo simultáneo por varias personas sobre el mismo archivo.

Estas características nos van a permitir hacer frente, por un lado, a la disposición de la información de una manera más ágil y controlada. El conocimiento que generemos ya no queda almacenado de manera aislada en los pc o lo que es aún peor, de manera replicada en los diferentes equipos.  Por lo tanto, evitamos el conflicto de versiones y aseguramos el acceso a través de las políticas de gestión de permisos a usuarios.

Por otro lado, el uso de la versión de navegador de Excel o de Powerpoint, entre otros, nos va a permitir que varios colaboradores en tiempo real realicen modificaciones en una hoja de cálculo o una presentación.  De esta forma podemos evitar los desarrollos en cascada de aquellos documentos en donde sea posible trabajar en paralelo, acortando los tiempos de trabajo.

Nuevas formas de comunicación y creación de conocimiento

Junto a las mejoras de los productos tradicionales de ofimática que incluye Microsoft365, se incluyen nuevas herramientas y funcionalidades, que van a ser de gran utilidad en nuestro día a día.

A parte de poder gestionar el correo electrónico a través del cliente Outlook, o incluso de migrar el servidor de correo a Exchange, Microsoft introduce soluciones orientadas a mejor la comunicación y la gestión del conocimiento. Así nos encontramos con Sharepoint o Yammer, como herramienta para el despliegue de intranets donde podremos crear noticias, artículos, repositorios de documentación, foros, gestionar comentarios…

Microsoft Teams se ha posicionado como el centro de comunicación y colaboración de la organización. Teams no es solo un chat, ya que a través de esta aplicación a parte de chatear, o hacer llamadas, videollamadas, podremos crear grupos de trabajo, compartir documentación específica para un objetivo o recibir notificaciones de otras herramientas. Por ejemplo, si estamos trabajando en el lanzamiento de la próxima campaña de marketing y publicidad, gracias a Teams podríamos crear un grupo de trabajo, donde centralizaríamos la comunicación del proyecto, y además los miembros del equipo dispondrían de todos los archivos, documentación, y conocimiento específico para conseguir los objetivos del lanzamiento.

Digitalice y automatice procesos

Microsoft 365 busca ser un ecosistema de productividad empresarial. Esto supone que no nos encontremos dentro de un sistema totalmente cerrado, sino que podemos incorporar más funcionalidades orientadas a la mejora de la productividad y la digitalización desde distintas vías.

A través de la AppSource de Microsoft disponemos de un sinfín de soluciones, propias y de terceros, que complementan a las funcionalidades de Office.  Así podremos integrar nuestro ERP, CRM, o gestor de proyectos con Teams; o incluso utilizar servicios de inteligencias artificial…

Dentro de Microsoft 365 nos encontramos con Power Automate, la solución para la creación de workflows o automatización de tareas. Con esta tecnología podríamos llevar a cabo digitalización de procesos como son la solicitud de aprobación (vacaciones, gastos… ) o el envío de notificaciones cuando se produzca la modificación de un contenido en Sharepoint ( como por ejemplo la modificación de una oferta).

Otra opción es que desarrollemos nuestras propias aplicaciones, bien porque disponemos de equipo de desarrollo, o bien porque utilicemos tecnologías de lowcode, como puede ser PowerApps, para digitalizar procesos que actualmente se realicen manual o en papel.

Pago por uso

A parte de la accesibilidad técnica, los servicios en la nube también aportan accesibilidad económica. Se produce un abaratamiento en los costes, al pagar sólo y exclusivamente por el servicio que deseemos por el tiempo que necesitemos.  Incluso, en el caso que seamos una organización con diferentes tipos de perfiles, podemos combinar distintos tipos de licencias, así como realizar upgrades o downgrades a nuestro antojo. Además, al tratarse de software como servicio no es necesario disponer de perfiles específicos orientados al mantenimiento de servidores y aplicaciones.

¿A quién va dirigido?

Como os indicábamos, Microsoft 365 dispone de un amplio número paquetes para adaptarse lo máximo posible a cada tipología de perfil. Para intentar simplificar el proceso de elección, hay cuatro grandes grupos: hogar; pequeñas y medianas empresas; grandes empresas; y educación.  El primero de ellos, orientado a tener las aplicaciones básicas para realizar tareas ofimáticas en casa, pudiendo instalar hasta en 6 dispositivos diferentes. En el caso del paquete “Pequeñas y Medianas Empresas”, se introducen de servicios orientados al trabajo colaborativo, correo electrónico y la gestión de usuarios. Estos servicios, se incrementan en las licencias para “Grandes Empresas”, donde hay una orientación a herramientas para la mejora de la productividad, gestión del trabajo, interconectividad, administración de equipos, datos, aplicaciones y usuarios… En el caso de “Educación” se incluye herramientas adicionales orientadas al aprendizaje o a mejorar la gestión de dispositivos y aplicaciones, así como descuentos en la compra de productos y servicios.

Es cierto que la elección de las licencias puede ser una tarea bastante complicada, especialmente para las pequeñas y medianas empresas donde cada coste debe estar correctamente justificado.  Por suerte contamos en todos los planes un periodo de prueba gratuito, por lo que podremos testear las distintas opciones para encontrar aquella que se ajusta más a nuestras necesidades, incluso como comentábamos, podemos combinar distintos planes en función de los roles que encontremos en nuestra organización.

La adquisición de software o el pago de licencias, suele ser un tema polémico, no exento de reticencias dentro de las organizaciones.  El hecho de que existan servicios gratuitos da pie el argumento que se esgrime en muchas organizaciones: ¿Para qué pagar?   Cualquier opción, proveedor de servicios, o solución tecnológica puede ser válida siempre y cuando se adapte a nuestras necesidades y tengamos en cuenta todos los beneficios y restricciones: modelos de monetización diferentes; ciberseguridad; cumplimiento normativo; eficiencia que logramos… Desde esa óptica debemos analizar el coste de servicios como pude ser Microsoft 365, ¿qué ahorro nos genera el pago de licencia?, ¿qué valor añadido puedo generar? o ¿qué problema podemos resolver al introducir estas soluciones? En ese sentido, el hecho de disponer de gran diversidad planes (que abarcan desde los 4,20 € hasta 53,70 € por usuario/mes) hace que muchos tipos de perfiles puedan encontrar ese punto de equilibrio entre el coste y eficiencia.

En ese sentido, el hecho de disponer de gran diversidad planes (que abarcan desde los 4,20 € hasta los 53,70€, pasando por el plan más equilibrado de 10,50 € usuario/mes de Microsoft 365 Business Standard ) hace que muchos tipos de perfiles puedan encontrar ese punto de equilibrio entre el coste y eficiencia. Evidentemente no son lo mismo los problemas de grandes multinacionales, que los de un centro educativo o una pequeña empresa, y por ello, Microsoft ha intentado paquetizar distintas opciones jugando con la modularidad de sus soluciones y entregar a los clientes aquellos servicios de valor, que necesitan en cada momento.
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