La gestión de cobros y pagos siempre es una tarea tediosa en todas las empresas y que además cada organización tiene criterios de presentar la información de manera muy específica. Estas características hace que para las compañías que disponen de sistemas como ERP o herramientas de contabilidad, la forma de estructurar los registros no suele acomodarse a sus necesidades. En muchas ocasiones volvemos a la utilización de excel para hacer informes con una periodicidad diaria, semanal, que nos consumen al final del mes muchas horas en tratamiento de datos. Por ello las herramientas Low Code y la herramientas de BI son una buena opción para ayudarnos en estas tareas.
Objetivo y alcance
Este cuadro de mando tiene como finalidad ser una herramienta operativa, es decir para el día a día, en la cual vamos a encontrar la información para llevar acabo la gestión de cobro. Por eso su diseño trata de ser lo más sencillo posible, no tienen filtros dentro del diseño (sí en el panel de filtros) y cuenta sólo 4 pantallas. A parte se incluyen una serie de tablas, para la exportación a excel, de los registros que se suelen solicitar y manipulara con bastante frecuencia.
Está orientado para que los usuarios se encuadren dentro de uno de estos roles:
- Un Responsable de tesorería, el cual dispone en la primera ventana el estado de la situación de los cobros y pagos a nivel agregado
- Técnicos en la gestión de cobro, que disponen de niveles de detalle mayores para conocer la situación específica de cada factura.
Insisto,su finalidad no es hacer un análisis financiero de rentabilidad, solvencia o liquidez de diferentes unidades organizativas. Su objetivo es ser una herramienta de uso diario para responder a la pregunta ¿cómo vamos en relación a los cobros y pagos?
Evolución de vencimientos
Esta primer hoja trata de ser muy sintética, mostrando sólo los indicadores globales y permitiendo con este diseño su impresión en una única hoja
Responde a las siguiente preguntas de negocio:
- ¿Cuál es nuestro tiempo medio de cobro y pago?
- ¿Cómo estamos a día de hoy con los cobros y los pagos?
- ¿Qué facturas tienen vencimiento a corto plazo?
El tiempo medio viene representado por un lado por dos indicadores numéricos con la media de los días en los que se ha dado el cobro o el pago o real; y a parte con dos histogramas que nos dan más información con respecto a estos periodos
Respecto a la situación actual de la facturación y los vencimientos a corto plazo, nos encontramos con una serie de indicadores calculados a nivel de PowerBI que agrupa los registros de la tabla de hechos. Evidentemente la ventaja de esta decisión que podemos cambiar estos indicadores sin que se vea afectadas las tablas del transaccional.
Así nos encontramos en la primera tabla:
- Cobros teóricos del ejercicio: el importe económico cuya fecha de vencimiento es en este ejercicio, independientemente de su fecha de emisión
- Cobros realizados en el ejercicio: Importes cobrados en el ejercicio actual independientemente de sus fechas de emisión y vencimiento
- Cobros vencidos pendientes del ejercicio: Un subgrupo de los «Cobros teóricos del ejercicio», concretamente aquellos que están pendientes y han vencido.
- Cobros pendientes de ejercicios previos: Toma todas aquellas facturas pendiente de cobro, cuyo vencimiento es anterior a este ejercicio. Con respecto a los pagos, siguen los mismos criterios que los indicadores anteriores, pero sobre las factura que debemos da pagar.
La segunda tabla,
- es exclusiva de los importes pendiente de cobro y de pagos, agrupando el importe económico por intervalos de tiempo: «< 0» son aquellas facturas vencidas; «0» que vencen hoy; «10«, «20«;»30» que vencen en menos de 10, 20, 30 días respectivamente; «>30» por encima de los 30 días
Por último, el gráfico de barras muestra el importe económico de los «Cobros Teóricos», «Cobros Pendientes», «Pagos teóricos» y «Pagos pendientes» agrupados por fecha.
Detalle de los vencimientos y su seguimiento
Realmente esta ventana aparece al pulsar sobre el botón de información de la ventana de vencimientos, que está al lado de la primera tabla. Representa el nivel de granularidad más bajo ya que muestra el detalle de todos los registros casi igual a la tabla de datos del transaccional. La finalidad es tener el detalle de todas y cada una de las facturas y poder realizar exportaciones a xls.
Los indicadores muy sencillos. Dos indicadores numéricos el importe pendiente de cobro, el porcentaje que supone es importe (%VPC); un gráfico del tipo treemap con el importe económico por el estado que aparece en la fuente de los datos; y en la parte inferior una tabla con el detalle de cada factura.
Analizando la tabla vemos que las filas hacen referencia a las facturas y como atributos nos encontramos datos de identificación de la factura, si es de gasto o de ingreso, unidad organizativa a la que pertenece (unidad funcional y territorial), proyecto, estado (aceptada, pagada, pendiente..), si se encuentra vencida, fechas, importe económico.
Las variables anteriores hacen referencia a métricas que o bien son del transacional, o lo hemos calculado con el ELT, y muy vinculadas a los metadatos propios de la factura. Las dos últimas columnas de la tabla (Seguimiento, y VectorS) son especialmente interesantes por dos motivos:
- Son registros relacionados con los procesos de seguimiento del estado de cada factura. Es decir miden el número de comunicaciones con el tercero (cliente o proveedor) sobre cada factura; y además tiene una evaluación de si ese contacto fue positivo, neutro o negativo.
- Son registros que proceden de otra tabla totalmente distinta que es generada, en este caso por la siguient aplicación de PowerApps.
través de esta app, cuando el personal técnico, está haciendo la gestión de cobro, registra los datos del feedback dado por el interlocutor del cliente, y procede a una valoración de 1 a 3 estrellas
Detalle Gestión
En esta página se muestra por separado la información referente a las facturas de cobros o las facturas de pagos. A través del botón que hay debajo del título, decidimos si queremos ver cobros o los pagos. Es decir el botón seleccionará el subconjuntos de datos (cobros o pagos) que muestra la pantalla.
A diferencia de las ventanas anteriores si se incluye un filtro dentro su diseño. En la parte inferior izquierda encontramos un selector de rango de fechas que determina el periodo de tiempo que va a tener en cuenta parte de los indicadores de la pantalla.
Realmente, esta página está dividida en dos secciones. Por un lado dos indicadores generales, independientes al filtro de tiempo, que son los «Pendientes de Cobro» y los «Pendientes de cobro vencido», y los indicadores de periodo. Estos indicadores permanecen inmutables al periodo seleccionado, por lo que nos están mostrando la totalidad de facturas pendientes de cobro, y pendientes vencidas.
Por lo tanto los indicadores sobre «Vencimientos«, «Cobros«, «Pendientes de Cobro«, «Pendientes de Cobro Vencido«, «%VPC«; el gráfico setorial y la tabla de detalle, se calculan en función del rango del tiempo. Es decir, este segundo grupo se calcula a partir del rango de fechas seleccionado.
¿Cómo interpretamos los indicadores de periodo?
Al principio puede ser un poco complejo de interpretar, por ello vamos a analizar el ejemplo de la imagen. Como podemos ver el rango de fechas seleccionado es desde 01/6/2020 a 8/08/2021. El primer indicador es sobre el vencimiento (6.12M €), es decir que nos indica el importe económico de facturas de ingresos (a clientes) que tiene fechas de vencimientos dentro del periodo 01/6/2020 a 8/08/2021.Toda factura que tenga fecha de vencimiento anterior al 01/6/2020 o posterior del 8/08/2021, están excluidas. De ese importe de vencimientos, los siguientes indicadores nos especifican que 3.39 M € están cobrados; 2.73 M€ están pendientes de cobro (6.12 – 3.39 =2.73), y de esos pendientes de cobro, 44,66% (%VPC) está vencido, 2.46 M €. Por lo tanto, el rango de fechas nos determina la bolsa de facturas cuyo vencimiento cae dentro del periodo seleccionado.
Detalle Gestión de Pago
Al pulsar sobre el botón de selección, la pantalla pasa a mostrarnos las información de los gastos, es decir las facturas de proveedores. Como se puede observar tiene la misma estructura, pero en vez de hablar de pendiente de cobro, la base es lo pendiente de pago.
Inclusión de asistente virtual
Aprovechando PowerVirtual Agent podemos montar un bot que nos pueda responder a preguntas sobre el caso de negocio, por ejemplo ¿En qué estado se encuentra la facturación?»
El bot, nos va a indicar que le especifiquemos qué dato en concreto queremos conocer: el volumen de la facturación cobrada, pendiente o pagada. Al seleccionar una de las opciones se encargará de calcular el importe del estado seleccionado.
¿Qué aporta este cuadro de mando?
- Versatilidad
Principalmente, es bastante versátil, y el origen de datos puede ser una tabla de base de datos transaccional (SQL, CDS…) o una simple hoja de cálculo estándar con los campos habituales en el seguimiento de la gestión de cobro, ya que las cálculos están dentro del modelo de datos de PowerBi. Esto supone, una penalización en el rendimiento, pero que la complejidad de los cálculos sea realizada por la herramienta ahorrando mucho tiempo en la generación de informes que lo reinvertimos en las tareas de seguimiento.
- Usabilidad
Es un cuadro con un alcance operativo, para el día a día. No busca que los usuarios sean expertos analista que jueguen con segmentaciones y filtros del cuadro de mando para obtener conclusiones después de horas de análisis. Todo lo contrario. La finalidad es mostrar pocos indicadores, robustos, y tener una lectura multinivel al permitir o quedarnos en la visión superior de datos agregados, o bajar a nivel de facturas. Por ello tiene pocas pantallas y pocos filtros.
Si se cuenta con PowerBI services, diariamente el cuadro de mando manda un mail con el pdf de la hoja de vencimientos, por lo que el responsable de tesorería cada mañana tiene en su bandeja los datos actualizados.
- El uso de la variable tiempo
Este tercer punto, está muy ligado a la usabilidad, y puede que sea el aspecto desde el punto de vista tecnológico más interesante. El tiempo es un concepto complejo y a veces ambiguo. Este CM trata de manera multivariante el tiempo, por lo tanto los indicadores juegan con las diferentes fechas relacionadas con cada factura, y así respondemos a las pregunta de negocio de una manera más natural.
- Integración con app y bot
Al integrar dentro de la solución una app diseñada para factilitar tanto la gestión de cobro, cómo el alta de nuevas facturas, facilitamos a los técnicos la actualización de los datos que alimentan el cuadro de mando.
Por otro lado la inclusión de un bot, nos permite que aparte de tener el cuadro de mando online, el envío diario de un email con el pdf de las principales métricas, que podamos en cualquier momento preguntar a nuestro asistente virtual por el estado de la facturación utilizando lenguaje natural.
